Nos différentes expériences nous ont amené à rencontrer et comprendre les difficultés de mener une transformation numérique dans une école. En effet l'école se modernise avec le numérique mais le changement est complexe et non sans effort. Nous allons vous exposer dans cet article les difficultés des transformations lorsque l'école change avec le numérique.

Pour que l'école change avec le numérique, il faut développer une vision globale et commune

Une première difficulté est le manque de vision globale. En effet, le projet informatique n'est pas nécessairement réfléchi comme un ensemble. On peut par exemple remplacer tous les ordinateurs d'un laboratoire de physique par des nouveaux sans se demander si le besoin est le même ou si des meilleures solutions sont possibles. On pourrait remplacer des ordinateurs fixes pas des portables par exemple.

Comme l'informatique est perçue comme un domaine d'expert réservé aux informaticiens, la direction peut ne pas se saisir du sujet. Les équipements qui ne fonctionnent plus sont remplacés mais il n'y pas de stratégie. Il faut s'éloigner de l'aspect matériel de l'informatique et se positionner sur le besoin. Par exemple, la mise en place du Wi-Fi dans un établissement permet de nouvelles possibilités comme :

• Travailler en mobilité
• Apporter son matériel personnel
• Téléphoner dans des endroits sans réseau téléphonique
• Mettre en place la diffusion sans fil en classe

Il est donc nécessaire de définir une feuille de route numérique validée avec tous les acteurs de l'école : direction, personnel administratif, enseignants, élèves et parents. Tous ces partis doivent donc adhérer à leur niveau pour réussir la transformation. Si vous voulez en savoir plus sur ce sujet je vous invite à lire cet article

Pour que l'école change avec le numérique, ne pas s'enfermer dans une vision très technique de l'informatique mais se tourner vers les besoins métiers

Cette difficulté rejoint la précédente. L'informatique est souvent perçue comme un domaine purement technique par la direction de l'établissement. Les décisions sont donc prises seulement par les responsables informatiques. Hors c'est l'inverse qui permet d'effectuer les bons choix en matière informatique. Le projet doit être tiré par un besoin métier et l'informatique répond à ce besoin.

Par exemple, lors d'un renouvellement du système téléphonique, nous nous sommes penchés sur les besoins des utilisateurs. Il s'est avéré que la mobilité était devenue un sujet primordial que ce soit au sein de l'établissement ou en télétravail. Au lieu de remplacer purement et simplement des combinés fixes, la solution a été d'équiper les personnes en smartphone avec une application de téléphonie omnicanal (je peux répondre à un appel soit sur mon téléphone fixe, soit mon smartphone, soit sur mon ordinateur). Cette solution a répondu aux besoins et a amené de nouveaux usages.

Les décisions concernant les choix informatiques doivent donc venir des utilisateurs et être solutionnées par les informaticiens et non l'inverse !

Pour que l'école change avec le numérique : favoriser une culture interne de gestion de projet

Pour que l'école change avec le numérique, il faut développer une culture de la gestion de projet. L'informatique se décompose généralement en deux volets :

• l'identification et la réalisation de projets
• le maintien en état de fonctionnement des outils existants

De part nos expériences, nous avons vu que les services informatiques des écoles consacrent leur temps à faire en sorte que le fonctionnement normal soit assuré. Il s'avère souvent que des projets se lancent et des réunions se tiennent mais entre chaque réunion rien n'a évolué. Un projet se pilote et nécessite donc un véritable chef de projet qui motive les personnes à réaliser leurs projets. Ce pilotage est fondamental dans la réussite d'un projet informatique.

Autre bonne pratique de la gestion de projet : tester sur un petit volume une solution avant de la déployer largement. Cela évite de faire des mauvais choix d'investissements et cela permet d'identifier les potentiels freins de mise en place.

Développer la conduite du changement

Un point qui rejoint également le précédent. Un projet nécessite de prendre en compte la conduite du changement, c'est à dire l'accompagnement et la formation des personnes. Si un nouvel outil est mis à disposition d'un public comme les enseignants ou les personnels administratifs, il faut former ces utilisateurs.

Sur une de nos expériences, nous avons mis en place des salles de classe sans fil. C'était une réelle innovation pour les enseignants qui pouvaient utiliser leur ordinateur personnel ou leur smartphone pour faire cours. Ça a l'air relativement simple raconté comme cela. Cependant, il a fallu du temps pour qu'ils s'approprient ce changement. Des nombreuses formations ont été effectuées par petit groupe, des modes d'emploi ont été produits...

Dans de nombreux projets, la conduite du changement est négligée ou peu prise en compte, elle est pourtant fondamentale. La meilleure machine à café ne vaut rien si personne ne sait s'en servir.

Définir des missions claires à des ressources informatiques très sollicitées

Dans une école, généralement, on retrouve un informaticien dont les missions sont mal définies et englobent des tâches éloignées de ses compétences. Il est nécessaire de définir un champ d'action clair. Il n'est pas forcément du ressort de l'informaticien de préparer le micro et la sonorisation pour une conférence dans l'école. On a tendance à affecter à l'informaticien toutes les missions dites techniques alors que d'autres personnels pourraient être en charge de ces missions.

Dans cette même logique, les ressources sont parfois utilisées exclusivement pour aider sur des problèmes. L'informaticien répare et donc ne prend pas le temps de résoudre le problème définitivement ou de former les utilisateurs. Les problèmes s'accumulent et le service informatique se trouve submergé par les problèmes du quotidien. Alors qu'avec plus de méthodes ou de formations, ces problèmes pourraient ne jamais apparaître. Par exemple, lorsque des enseignants les sollicitent (et légitimement) car ils n'arrivent pas imprimer, écrire une notice ou former 5 référents peut être une alternative à venir résoudre le même problème tous les jours.

Par ailleurs, l'école n'est pas un lieu comme un autre et de nombreuses contraintes existent. Il est par exemple difficile d'intervenir dans une classe pendant un cours. Cette indisponibilité temporaire des lieux est un véritable frein pour un service informatique et pour le développement de projets. 

De manière plus large, il est idéal d'impliquer l'informaticien dans des tâches qui ne sont pas purement informatiques mais qui touchent au besoin des utilisateurs pour comprendre le métier des enseignants.

Sur ce sujet : L'Education nationale met en place des appels à projet pour développer le numérique à l'école, cliquez sur ce lien.