Dans les établissements d'enseignement, comme dans les entreprises, la question de la suite de collaboration "Cloud" se pose. Entre les deux leaders que sont Google Workspace et Office 365 éducation, qui choisir ? Quels critères d'analyse doivent guider les choix ? Cet article a pour but de vous donner ces éléments pour vous permettre de décider.

Des acteurs TRES différents

Il faut le rappeler : Microsoft a émergé dans les années 70, quand IBM, l'a choisi  pour doter les "Personal Computers", dans lesquels ils ne croyaient pas. Microsoft a emporté le morceau en vendant à IBM un "QDOS" racheté concomitamment à Seattle Computers Products (histoire dans le lien). Microsoft a eu l'idée géniale de prendre un pourcentage sur chaque machine vendue. L'histoire était partie, et le génie commercial de Bill Gates, Paul Allen et Steve Ballmer allait faire le reste. Microsoft allait avoir la réussite que nous connaissons, et allait développer / racheter Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc. dans les années 80 et 90.

Dans ce paragraphe, il y a deux informations majeures : "Personal computer" et "années 70, 80 et 90".  C'est-à-dire avant l'avènement d'Internet à grande échelle. Office est conçu, depuis  plus  de 30 ans, pour fonctionner sur une machine isolée. Internet a fait beaucoup de mal à Microsoft qui n'y a d'abord pas cru. Microsoft court toujours pour rattraper son retard.

Google est né en 1998. Dans l'Internet. Quand, après le moteur de recherche, le mail (2004), Google a développé à partir des années 2005 une suite collaborative (docs, slides, sheets, agenda, contacts, drive, meet...), nous étions déjà en plein boom de l'Internet. Cette suite a tout de suite cherché à se démarquer de celle de Microsoft en intégrant la collaboration quasi synchrone (on est deux ou plus  à travailler en même temps sur le même document) voire totalement synchrone, au travers du réseau Internet.

On a donc :

• Microsoft, né dans les années 70, avant Internet
• Google, né fin des  90's, dans l'Internet

L'offre de Microsoft Office 365 éducation

Microsoft, ce sont des logiciels qui sont très riches, avec des fonctionnalités très poussées. 95% des utilisateurs ne les connaissent pas. Mais les 5% restant des utilisateurs les réclament haut et fort.

Ce sont des produits qui reposent sur des Clients Lourds : ces fameux logiciels  Word, Excel, etc. que vous exécutez en double-cliquant sur les icônes associées. Graduellement, Microsoft a modifié ces clients lourds pour qu'ils puissent accéder à des documents dans le Cloud et permettre de la collaboration synchrone à plusieurs. Microsoft a également développé une version "online" de ces logiciels. Ceux-ci fonctionnent dans des navigateurs, sans avoir besoin d'installer le pack office. Mais ces versions (A1) sont très allégées, voire trop pauvres : dans de nombreux cas, on est obligé de faire appel à la version complète (A3), évidemment bien plus chère.

En outre, le pack Office 365 éducation fonctionne bien mieux sur le système d'exploitation Windows. Sur les autres plateformes telles qu'Android, iOS, Mac et Chromebooks, on perd des fonctionnalités.

C'est contraignant à plusieurs titres : il faut un service informatique ou un prestataire qui installe et maintient un parc de PC. Il faut avoir Windows à jour ainsi que le pack office. Il faut un parc PC+Windows homogène en version récente pour que ça marche bien. Donc on n'est plus "any device", et on maltraite les inconditionnels du monde Mac, ou ceux qui voudraient faire des économies en prenant des Chromebooks.

L'offre de Google Workspace pour Education

Google, ce sont des logiciels moins riches en fonctionnalités, pour le traitement de textes et les présentations. C'est moins vrai pour le tableur où la connexion native à tout l'Internet offre à Sheets, le tableur de Google, des fonctionnalités qu'Excel, le tableur de Microsoft, n'a pas ou pas encore. Si on se concentre sur le fond, on a 5% des fonctions utiles à 95% des besoins. Si on veut produire des documents professionnels, comme avec Microsoft, ce n'est pas possible, et il faut se tourner vers des produits tels que ceux d'Adobe.

Sûrement sous la pression de ses utilisateurs, l'offre fonctionnelle de Google workspace s'enrichit à un rythme effréné. La simplicité qui faisait un des intérêt de cette suite est en train de disparaître, et l'offre converge avec celle de Microsoft.

Avec l'offre Google, on est 100%  ATAWAD dès qu'on est connecté à Internet avec un débit de quelques Mbps par utilisateur. ATAWAD : Any Time, AnyWhere, on Any Device. Quelle que soit votre configuration matérielle et logicielle, à partir du moment où vous êtes connecté à Internet avec un navigateur compatible (Chrome, Edge, Safari, Firefox...), vous vous connectez à votre compte et vous pouvez tout faire, à toute heure, depuis n'importe où dans le monde. Pratique pour des personnes assez nomades comme des enseignants, encore plus en période de COVID.

Vous êtes donc libérés de la contrainte du choix du matériel et de son OS : tout fonctionne très bien sur n'importe quelle machine. Surtout, il n'y a plus aucune configuration des postes de travail à faire : vous achetez une machine, vous la branchez, la connectez à Internet, faites un login à Google et ça y est, vous pouvez travailler. Plus besoin d'un service informatique ou d'un contrat de maintenance coûteux. L'équipe présente peut se consacrer à ce qui a plus de valeur : les besoins des utilisateurs.

Comment choisir entre Google Workspace et Office 365 éducation ?

C'est finalement assez simple. Si :

• il y a de nombreux utilisateurs habitués à Microsoft de longue date,
• pour qui la collaboration n'est pas un enjeux
• la majorité de vos logiciels ne fonctionnent que sur Windows et pas dans un navigateur
• vous n'avez pas envie d'imposer un changement d'habitudes et d'ergonomie
• vous avez les moyens de payer les licences, le parc de PC Windows, une équipe informatique "Microsoft"

alors continuer avec Microsoft.

Si :

• vous avez assez peu investi dans un système d'information Microsoft
• vous avez déjà beaucoup d'utilisateurs qui fonctionne avec Google
• la collaboration à plusieurs, sur plusieurs sites, est un enjeu majeur
• vous êtes convaincus que la supériorité collaborative de la suite compense les changements d'habitudes
• vous voulez économiser sur les licences, les postes de travail et l'administration

alors choisissez Google.

Bonne nouvelle : ce choix n'est pas si engageant

Les formats des documents (XML, d'où l'arrivée du "x" après .doc, .xls, .ppt) sont compatibles entre Microsoft et Google. Votre patrimoine de données est interopérable.

Google permet d'exporter toutes les données à un format interopérable via la fonction "Takeout".

On peut coexister avec des utilisateurs Microsoft et des utilisateurs Google. On peut même faire co exister les deux mondes dans la même institution. Il faut tout de même choisir laquelle des deux plateforme portera l'annuaire des utilisateurs pour assumer une fonction clé qui est l'identification et l'authentification (qui vous êtes et à quelles ressources vous avez droit) avec le service SSO (single sign-on) en authentification forte qui permet une grande sécurité en évitant d'avoir une multiplicité de login et mot de passe pour toutes les applications.

Conclusion

Nous avons cherché à décrire et comparer l'histoire et les offres des deux leaders des systèmes d'information de collaboration que sont Microsoft et Google, et avons donné des critères de choix. In fine, on peut largement continuer à faire co-exister les deux mondes.